Office Manager (m/w/d)

Das erwartet Dich bei uns

• In Deiner Rolle als Empfangs- und Office Coordinator arbeitest Du als zentrale Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern und stellst eine professionelle Kommunikation sicher.
• Zu Deinen Hauptaufgaben zählen die Koordination und Steuerung des Empfangs- und Besuchermanagements zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs.
• Die Überwachung des Zugangs externer Besucher sowie die Sicherstellung der Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und -prozessen zählt zu Deinen Hauptaufgaben.
• Ein wesentlicher Bestandteil Deiner Tätigkeit ist die Organisation und Koordination von Meetings und Veranstaltungen, inklusive Raumvorbereitung, AV-Setup in Zusammenarbeit mit der IT und Catering.
• Die Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Buchung von Unterkünften und Transportmitteln gemäß der Reiserichtlinie ist ein wesentlicher Bestandteil Deiner Tätigkeit.
• Dein Aufgabenbereich umfasst die Organisation und Koordination von reisebezogenen Abläufen sowie administrativen Prozessen.
• Du bist verantwortlich für die allgemeine administrative Unterstützung, einschließlich der Erstellung von Korrespondenz sowie der Bearbeitung von Post und Lieferungen.
• Die Betreuung interner und externer Besucher zur Sicherstellung einer hohen Zufriedenheit liegt ebenfalls in Deinem Verantwortungsbereich.
• Zudem übernimmst Du den First-Level-Support für Workplace-Tools (z. B. Meetingräume, Teams) sowie die Weiterleitung an die IT bei Bedarf.
• Ein weiterer Schwerpunkt Deiner Tätigkeit liegt in der administrativen Unterstützung des Managements.

Das bieten wir Dir

• Du erhältst ein jährliches Gehalt zwischen 60.000 € und 65.000 €
• Du hast die Möglichkeit, 2 Tage pro Woche remote von zu Hause zu arbeiten
• Übernahme Garantie
• Bei uns erhältst Du Corporate Shopping Vorteile sowie Rabatte für ausgewählte Fitnessstudios
• Nutze Deine Chance auf eine attraktive Prämie von bis zu 2.000 Euro für unser „Recruit a Friend“-Programm
• Wir bilden Dich zum Experten aus und bieten Dir vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten on und off the Job an (z.B. verschiedene Zertifizierungen, univativ e-academy und individuelle Weiterbildungen)
• Während Deines Einsatzes hast Du einen persönlichen Ansprechpartner, der als Dein Karrierebegleiter für Dich da ist
• Mit uns sammelst Du Erfahrung und baust durch verschiedene Projekte Dein berufliches Netzwerk bei verschiedenen Kunden auf

Das bringst Du mit

• Du verfügst über eine Ausbildung auf dem Niveau von mindestens 2–3 Jahren Hochschulstudium in den Bereichen Administration, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet.
• Zudem bringst Du mindestens 4–6 Jahre relevante Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder im Bereich Workplace Services mit.
• Fundierte Erfahrung in der Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Geschäftsreisen zählt zu Deinem Profil.
• Du besitzt sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; weitere europäische Sprachen sind von Vorteil.
• Dein Profil umfasst ausgeprägte IT-Kenntnisse, insbesondere in MS Office, Outlook und Teams.
• Du arbeitest proaktiv, strukturiert und bist in der Lage, mehrere Prioritäten eigenständig zu managen.
• Eigenverantwortung sowie die Fähigkeit, Bedarfe frühzeitig zu erkennen und Prozesse zu optimieren, zeichnen Dich aus.
• Eine detailorientierte Arbeitsweise bei gleichzeitigem Blick für übergeordnete Zusammenhänge gehört zu Deinen Stärken.
• Du bist ein ausgeprägter Teamplayer und kannst gleichzeitig selbstständig arbeiten.
• Deine Kundenorientierung sowie Deine Fähigkeit, Dich in einem internationalen und multikulturellen Umfeld sicher zu bewegen, runden Dein Profil ab.