Teamassistenz (m/w/d)

Das erwartet Dich bei uns

• Du organisierst, bereitest Termine, Sitzungen und Geschäftsreisen vor und nach
• Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung: erfasst, prüfst und bereitest Ein- und Ausgangsrechnungen auf
• Du kümmerst dich um das Belegmanagement – also um die Verwaltung von Abrechnungen, Quittungen und digitalen Belegen
• Du stehst in regelmäßigem Austausch mit dem Steuerbüro, stellst alle Buchhaltungsdaten bereit und klärst Rückfragen
• Du unterstützt bei der Erstellung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen
• Du legst neue Projekte im Zeiterfassungssystem an und erstellst Stundennachweise
• Du übernimmst kleinere Aufgaben im Projektmanagement, z. B. Recherchearbeiten, Dokumentation in Projekten sowie die interne und externe Kommunikation
• Du kommunizierst und korrespondierst mit internen und externen Ansprechpartnern
• Du erstellst Protokolle, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Du bist die zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Themen im Team
• Du unterstützt bei internen Projekten und Prozessen und pflegst Dokumentationen sowie Ablagesysteme
• Du unterstützt das Vertriebsteam bei der Angebotserstellung und Auftragsabwicklung
• Du pflegst Kundenstammdaten und betreust Bestandskunden telefonisch und schriftlich
• Du bereitest Vertriebsunterlagen und Auswertungen vor
• Du fungierst als Schnittstelle zwischen Kunde, Vertrieb und internen Projektabteilungen

Das bieten wir Dir

• Ein jährliches Gehalt zwischen 42.000 € und 48.000 €
• Wir bilden Dich zum Experten aus und bieten Dir vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten on und off the Job an (z.B. verschiedene Zertifizierungen, univativ e-academy und individuelle Weiterbildungen)
• Während Deines Einsatzes hast Du einen persönlichen Ansprechpartner, der als Dein Karrierebegleiter für Dich da ist
• Nutze Deine Chance auf eine attraktive Prämie von bis zu 2.000 Euro für unser „Recruit a Friend“-Programm
• Wir geben Dir innerhalb von 48 Stunden eine Rückmeldung auf Deine Bewerbung

Das bringst Du mit

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du bringst erste Berufserfahrung (2–3 Jahre) in einer Assistenzfunktion, im Vertrieb oder im Office Management mit
• Du bist ein Organisationstalent und arbeitest strukturiert sowie lösungsorientiert
• Deine Arbeitsweise zeichnet sich durch Diskretion, Struktur und Verantwortungsbewusstsein aus – verbunden mit dem Blick fürs Ganze
• Du handelst vorausschauend, bleibst auch in dynamischen Situationen souverän und denkst gerne einen Schritt weiter
• Du gehst sicher mit MS Office um
• Du kommunizierst sehr gut in Deutsch (idealerweise auf Muttersprachniveau)
• Du zeigst hohe Eigeninitiative, Flexibilität und Teamgeist